Assistant.e d'Agence - Temps partiel F/H

Qui sommes-nous ?

Groupe français indépendant de Conseil & Ingénierie, Oteis exerce dans les domaines du bâtiment, de l'eau, de l'environnement et des infrastructures.

Oteis c’est 700 collaborateurs, 28 agences, 65 M€ de CA, un pôle Environnement Hāora, un pôle R&D Innovation OteisLab et des projets inspirants.

Notre fort développement lié à des succès commerciaux ainsi qu’à une politique dynamique d’acquisitions, nous amène à recruter des talents pour renforcer nos équipes en agences et au siège avec de belles opportunités d’évolution de carrière.

Oteis & Vous

Une nouvelle agence ouvre ses portes à Strasbourg ! Rejoignez cette nouvelle équipe pluridisciplinaire qui a pour ambition d'accompagner les acteur publics et privés sur la conception d'ouvrages toujours plus performants, résilients et innovants.

Vos missions

Gestion administrative des agences de la région grand EST :

• Créer les dossiers sur logiciel de suivi financier : création fiche client, création fiche affaire, vérification des documents contractuels nécessaire , archivage 
• Créer les dossiers BOX : création dossier, archivage des dossiers 
• Générer les factures clients pour l’ensemble 
• Réaliser les relances factures clients (mail + téléphone + re-porting ) 
• Assurer le suivi médecine du travail, arrêt maladie, en liaison avec les responsables RH 
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs et juridiques 

Gestion opérationnelle : 

• Gérer le courrier entrant et sortant, ainsi que les messages électroniques. (distribuer, affranchir, enregistrer, gestion des messages électroniques...).  pour l’agence de Strasbourg
• Organiser les déplacements professionnels et les réservations d'hébergement pour l’ensemble des agences de la région grand EST (30 personnes) .  
• Gérer les factures fournisseurs et clients, les imputer aux comptes correspondants et effectuer les demandes de paiement. 
• Assurer le suivi du stock, évaluer les besoins en approvisionnement et passer les commandes. pour l’agence de Strasbourg

Gestion des Appels d’offres pour l’agence de Strasbourg (action ponctuelle) :

• Participer au montage des dossiers d’appels d’offres 
• Réunir les pièces requises pour les dossiers (pièces administratives, assurance, etc.) 
• Préparer les contrats des entreprises prestataires 
• Accompagner les opérationnels dans le suivi administratif et technique (rédaction des courriers, suivi des process, classement numérique, etc.) 

Vos atouts

Ce poste est uniquement à pourvoir en mi-temps. Vous avez une expérience de 2 ans minimum, idéalement dans un bureau d’études ou cabinet d’architecture.

Polyvalent.e, rigoureux.se, vous êtes capable de gérer plusieurs dossiers en simultané.
De même, doté.e d’un bon esprit de synthèse, vous possédez des qualités rédactionnelles et relationnelles.
Une bonne connaissance des marchés publics et/ou des métiers de la maîtrise d’œuvre, architecture ou entreprises de travaux serait un plus.

Votre package

• Rémunération selon profil
• Télétravail
• Horaires flexibles
• 12 RTT
• Titres restaurant
• Remboursement transports en commun / Indemnités kilométriques vélo
• Mutuelle & Prévoyance
• CSE
• Accès aux Communautés Métier Oteis
• Plan de développement des compétences

L’expertise et l’esprit d’entreprendre n’ont aucun obstacle, c’est pourquoi ce poste est ouvert à tous.te.s.

Réf: e69215d7-1284-45dc-a6c1-35685963d4a4